Die elektronische Rechnung wird Pflicht im B2B-Bereich
Unternehmen werden ab dem 01.01.2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Doch wie sehen die Übergangsfristen aus und für wen gelten sie? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. In diesem Fall müssen Rechnungen die Anforderungen der so genannten E‑Rechnungsverordnung erfüllen.
Ansonsten hatten Unternehmen bisher die Wahl, in welcher Form ihre Rechnungen gestellt werden, beispielsweise als:
- Rechnung in Papierform
- Rechnung als PDF
- XRechnung (maschinenlesbare Datei)
- ZuGFeRD-Rechnung (lesbares PDF mit unsichtbar eingebetteten XRechnung-Daten)
Neue Regeln zur E‑Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1.1.2025 wird es hier eine wesentliche Änderung geben: Unternehmen sind dann grundsätzlich verpflichtet, im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen auszustellen.
Was bedeutet das genau?
Wenn ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine sogenannte elektronische Rechnung (E‑Rechnung) handeln.
Was genau ist eine E‑Rechnung?
An eine elektronische Rechnung werden künftig hohe Anforderungen gestellt. Eine E‑Rechnung muss demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen.
Die Finanzverwaltung hat gegenüber verschiedenen Verbänden bereits Stellung zu der Frage genommen, welche Rechnungsformate den neuen Anforderungen entsprechen. Dabei wurde u.a. klargestellt, dass die Formate ZuGFeRD und XRechnung den neuen Anforderungen entsprechen.
Wichtig: Eine Rechnung, die als normales PDF ohne eingebettete XRechnung-Daten per E‑Mail versandt wird, gilt nicht als E‑Rechnung gemäß den Vorgaben der EU-Richtlinie! PDF-Rechnungen und Rechnungen in Papierform zählen ab 2025 als „sonstige Rechnung“.
Eine entsprechende gesetzliche Neuregelung zur E‑Rechnungspflicht in Deutschland ist nun durch das sog. Wachstumschancengesetz im Umsatzsteuergesetz erfolgt.
Eingangsrechnungen
Ab wann besteht die Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen?
Für den Empfang bzw. Akzeptanz der Annahme von elektronischen Rechnungen gibt es keine Übergangsfristen. Dies bedeutet, dass im B2B-Bereich alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen
Ausgangsrechnungen
Wann erfolgt die Umstellung auf die Pflicht zur Verwendung/Versand von elektronischen Rechnung?
Die neuen Regelungen im Hinblick auf die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnung gelten bereits ab dem 1.1.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern:
- Bis zum 31.12.2026 können Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch als Papierrechnungen und Rechnungen als PDF übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
- Bis zum 31.12.2027 ist dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
- Doch ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.
Wann und wie setzt prisma.augenoptik die neuen Regelungen um?
Wir werden in prisma.augenoptik rechtzeitig vor 2025 den hybriden Rechnungsdruck im ZuGFeRD-Format für Ihre Ausgangsrechnungen realisieren.
Das bedeutet, dass jede PDF-Rechnung, welche Sie aus dem System als PDF per Email versenden, als valide E‑Rechnung mit einem sichtbaren PDF-Teil und einem unsichtbaren Datensegment (XRechnung) beim Rechnungsempfänger ankommt.
Zusätzlich wird ein komplett neues E‑Rechnungsarchiv aufgebaut, unabhängig davon, ob die Ausgangsrechnung ursprünglich per Email versendet oder auf Papier gedruckt wurde.
Elektronische Eingangsrechnungen ihrer Lieferanten sind wie bisher durch ihre Buchhaltung zu bearbeiten und zu archivieren. Eine automatische Verarbeitung oder revisionssichere Archivierung von E‑Eingangsrechnungen in prisma.augenoptik ist derzeit noch nicht realisiert.
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