Was Sie über Auftragsstornierungen wissen müssen

Wann muss ein Stornoauftrag erstellt werden?

Fis­kal­re­le­van­te Daten eines Auf­tra­ges soll­ten nicht mehr ver­än­dert bzw. gelöscht wer­den, wenn

• eine Rech­nung erstellt wurde
• der Auf­trag teil­wei­se ange­zahlt oder voll­stän­dig bezahlt ist

In sol­chen Fäl­len muss der Auf­trag kom­plett stor­niert wer­den und ein neu­er Auf­trag mit den gewünsch­ten und kor­rek­ten Daten ange­legt wer­den. Rufen Sie hier­für den zu stor­nie­ren­den Auf­trag auf und wäh­len Sie dort Optio­nen -> Auf­trag stor­nie­ren.

Der Stor­no­auf­trag wird nach einer Sicher­heits­nach­fra­ge auto­ma­tisch erstellt und ent­hält alle Daten des Ursprungs­auf­tra­ges, jedoch mit nega­ti­ven Preis­an­ga­ben. Die im Ursprungs­auf­trag ver­kauf­ten Lager­ar­ti­kel (Fas­sung etc.) wur­den dem Lager auto­ma­tisch wie­der zuge­bucht. In der ers­ten Notiz­zei­le des Stor­no­auf­tra­ges steht der Ver­merk „Stor­no zu Auf­trag Nr. xxx“, um einen ein­fa­chen und schnel­len Bezug zum Ursprungs­auf­trag herzustellen.

In der Auf­trags­vor­schau beim Kun­den wer­den der Ursprungs- und der Stor­no­auf­trag „durch­ge­stri­chen“ dar­ge­stellt, um einen visu­el­len Hin­weis auf den Stor­no­vor­gang zu geben. Die nega­ti­ve Auf­trags­sum­me der Stor­no­auf­tra­ges wird roter Farb­dar­stel­lung angezeigt.

Ursprungs- und der Stor­no­auf­trag „durch­ge­stri­chen“ dar­ge­stellt. Die nega­ti­ve Auf­trags­sum­me der Stor­no­auf­tra­ges wird roter Farb­dar­stel­lung angezeigt.

Jetzt kann der neue Auf­trag mit den kor­rek­ten Anga­ben erstellt wer­den, ent­we­der über Bear­bei­ten -> Neu­an­le­gen oder aus dem Ursprungs­auf­trag her­aus über die Kopier­funk­ti­on  Optio­nen -> Kar­tei­kar­te kopie­ren mit den ent­spre­chen­den Mög­lich­kei­ten der Datenübernahme.

Fallbeispiele

Hier noch ein paar Tipps und Fall­bei­spie­le aus der Pra­xis, wie man mit dem Stor­no­vor­gang eines Auf­tra­ges betriebs­wirt­schaft­lich kor­rekt umge­hen sollte.

ACHTUNG: Für wei­ter­füh­ren­de Aus­künf­te zum fis­kal­recht­li­chen Umgang in Ihrem Betrieb mit Stor­nos und Stor­no­rech­nun­gen sowie deren Ver­bu­chung in der Kas­se etc. wen­den Sie sich bit­te an Ihren Steuerberater.

Es wurde bereits eine Rechnung für den Ursprungsauftrag erstellt und dem Kunden ausgehändigt

In die­sem Fall ist auch für den Stor­no­auf­trag eine Rech­nung zu erstel­len (über die nor­ma­le Rech­nungs­druck­funk­ti­on) und dem Kun­den auszuhändigen.
Theo­re­tisch besteht auch die Mög­lich­keit, die bereits erstell­te Ori­gi­nal­rech­nung wie­der ein­zu­zie­hen, dies muss dann aber in irgend­ei­ner Form doku­men­tiert wer­den (z.B. Ver­merk im Auf­trag oder Abhef­ten in einem Ord­ner mit dem Ver­merk STORNO o.ä.). Auch hier gilt: fra­gen Sie hier­zu Ihren Steuerberater.

Der Kunde gibt die Brille nicht komplett zurück, sondern er bekommt nach kurzer Tragezeit die Gläser getauscht (z.B. wegen Unverträglichkeit, Fehlrefraktion etc.)

Wir emp­feh­len hier eben­falls einen kom­plet­ten Auf­trags­stor­no (Ursprungs­auf­trag und Stor­no­auf­ttrag) sowie die Neu­an­la­ge eines Auf­tra­ges. Dadurch haben Sie die kom­plet­ten Daten der neu­en Bril­le in dem neu­en Auf­trag, was zur bes­se­ren Über­sicht über die Ver­sorg­nung und die Bril­len des Kun­den bei­trägt. Außer­dem könn­ten Sie dem Kun­den, falls er eine Rech­nung z.B. für die Ver­si­che­rung möch­te, eine End­rech­nung über den end­gül­ti­gen Preis und die fina­le Aus­fer­ti­gung der Bril­le aus­tel­len, da dies nun alles über­sicht­lich in einem Auf­trag steht. Ansons­ten müss­ten Sie wegen der Fas­sung eine Rech­nung aus dem Ursprungs­auf­trag erstel­len, dann die Stor­no­rech­nung der Glä­ser und dann die Rech­nung über die neu­en Glä­ser, was für den Kun­den eher umständ­lich und nach­tei­lig ist.

Der Kunde liefert nachträglich ein kassenärzliches Rezept, welches ihn zum Erhalt von Kassenleistungen berechtigt.

Auch hier die Emp­feh­lung: Ursprungs­auf­trag kom­plett über Stor­no­auf­trag annu­lie­ren und neu­en Auf­trag machen. Auch wenn der Ursprungs­auf­trag schon be- oder ange­zahlt ist Wie das dann in der Regis­trie­kas­se zu hand­ha­ben ist, dazu kom­men wir im nächs­ten Fall.

Der Kunde hat den Ursprungsauftrag bereits angezahlt oder vollständig bezahlt.

Jeder offe­ne Auf­trag, auch der Stor­no­auf­trag, muß irgend­wann durch die Kas­se gebucht wer­den, damit er als „Bezahlt“ gilt und nicht mehr zu den offe­nen Pos­ten zählt. Nach die­ser Regel wer­den also bei der Abho­lung der end­gül­ti­gen Bril­le alle offe­nen Auf­trä­ge des Kun­de in die Kas­se über­nom­men (per Bar­code, Auf­trags­num­mer oder SUCHE Funktion).

Ist der Ursprungs­auf­trag voll­stän­dig bezahlt, dann eben nur den neu­en und den Stor­no­auf­trag (mit den nega­ti­ven Wer­ten). Sind bei­de Auf­trä­ge in der Kas­se auf­ge­ru­fen, dann ergibt sich ent­we­der eine posi­ti­ve oder nega­ti­ve Dif­fe­renz der Auf­trags­wer­te. Eine posi­ti­ve Dif­fe­renz bedeu­tet, das der Kun­de noch etwas auf­be­zah­len muss, da sein „Gut­ha­ben“ aus dem Stor­no­auf­trag nicht die neue Auf­trags­sum­me deckt. Eine nega­ti­ve Dif­fe­renz heißt, dass Sie dem Kun­den noch Geld aus­be­zah­len müssten.

Um eine Bar­aus­zah­lung zu ver­mei­den, gibt es die geschick­te Lösung, dem Kun­den einen Gut­schein über den Dif­fe­renz­be­trag anzu­bie­ten. Ergän­zen Sie hier­zu ein­fach als wei­te­ren Vor­gang auf die­sem Bon einen Gut­schein mit dem posi­ti­ven Betrag der Dif­fe­renz, sodass als Bon­sum­me 0 ensteht. Buchen Sie nun die­sen Null-Bon durch. Alle Auf­trä­ge sind bezahlt und der Kun­de erhält von Ihnen einen Gut­schein statt Bargeld.

Stor­nier­ter und neu­er Auf­trag heben sich nicht kom­plett auf. Vor­schlag: Einen Gut­schein als Aus­gleich dazu­bu­chen, um eine Bar­aus­zah­lung zu vermeiden.

Ist der Ursprungs­auf­trag nur ange­zahlt und es steht noch ein Betrag hier­für aus, dann über­neh­men Sie ein­fach alle drei offe­nen Auf­trä­ge (Ursprungs­auf­trag, Stor­no­auf­trag und neu­er Auf­trag) in einen Bon­vor­gang in der Reg­kis­trier­kas­se. Mit dem Sal­do, wel­cher sich auto­ma­tisch als Bon­sum­me bil­det, kön­nen Sie dann wie oben beschrie­ben wei­ter verfahren.

Ange­zahl­ter Ursprungs­auf­trag, Stor­no­auf­trag und neu­er Auf­trag wer­den alle in die Kas­se über­nom­men. Übrig bleibt der noch zu zah­len­de Betrag des neu­en Auf­trags (die Anzah­lung des ursprüng­li­chen Auf­trags wird auf die­se Wei­se berücksichtigt).

ACHTUNG: Alle Infor­ma­tio­nen in die­sem Arti­kel sind unter Vor­be­halt zu betrach­ten. Ände­run­gen an der Sach­la­ge gesche­hen bei­na­he täg­lich! Bit­te kon­tak­tie­ren Sie unbe­dingt Ihren Steu­er­be­ra­ter zu die­sem The­ma und zur Vor­be­rei­tung der even­tu­el­len, ter­min­ge­rech­ten Kon­ten­um­stel­lung. Jeg­li­che Aus­sa­gen, die hier getrof­fen wer­den stel­len nur unse­re eige­ne Auf­fas­sung die­ses The­mas dar. Die Infor­ma­tio­nen wur­den gründ­lich recher­chiert, erhe­ben jedoch kei­nen Anspruch auf Rich­tig­keit und Vollständigkeit.