Wie mache ich einen Kassenabschluss?

Ein Kas­sen­ab­schluss besteht im wesent­li­chen aus drei Schrit­ten, wel­che im Fol­gen­den beschrie­ben sind. Es sind alle drei Schrit­te durch­zu­füh­ren, um einen fis­kal­recht­lich kor­rek­ten Kas­sen­ab­schluss in prisma.desktop zu dokumentieren.

Wird einer der drei Schrit­te abge­bro­chen, ist kein doku­men­tier­ter Kas­sen­ab­schluss durch­ge­führt wor­den! Erst wenn Sie im letz­ten Schritt auf den But­ton Kas­se abschlie­ßen kli­cken, haben Sie den Kas­sen­ab­schluss kor­rekt dokumentiert.

Um den Kas­sen­ab­schluss zu star­ten, gehen Sie im Kas­sen­ma­na­ger auf Kas­sen­ab­schluss / Kas­se zäh­len.

Kas­se zäh­len wur­de umbe­nannt in Kas­sen­ab­schluss / Kas­se zählen

Kasse zählen

Die Zäh­lung der Kas­se dient dazu, den Kas­sen­be­stand am Ende eines Geschäfts­ta­ges zu kon­trol­lie­ren. Die­ser Vor­gang der Kas­sen­kon­trol­le ist für eine fis­kal­recht­lich kon­for­me Kas­sen­füh­rung not­wen­dig. Soll­te in die­sem Schritt eine Dif­fe­renz zu dem berech­ne­ten Kas­sen­be­stand auf­tre­ten, muss über­prüft wer­den, wel­che Buchung feh­ler­haft war bzw. ob man kor­rekt gezählt hat.

Im Zähl­brett die Anzahl der Scheine/Münzen ein­tra­gen. Im Opti­mal­fall steht am Ende bei Dif­fe­renz 0,00.

Um Sie bei der Zäh­lung der Kas­se zu unter­stüt­zen, erscheint in prisma.desktop ein Zähl­brett, in dem Sie ledig­lich die Anzahl der vor­han­de­nen Geld­schei­ne bzw. ‑mün­zen ein­tra­gen. Auf der rech­ten Sei­te wird ihnen auto­ma­tisch ange­zeigt, wie­viel Bar­geld sich in der Kas­se befin­den müss­te und die Dif­fe­renz zum bis­her gezähl­ten Bestand. Wäh­rend der Zäh­lung nähert sich die Dif­fe­renz immer mehr dem Wert 0,00€. Ist die­ser im Opti­mal­fall am Ende der Zäh­lung erreicht, ist Ihre Kas­se kor­rekt und es geht wei­ter mit Schritt 2.

Soll­te am Ende der Zäh­lung immer noch ein Wert ungleich 0,00€ als Dif­fe­renz ange­zeigt wer­den, kann dies zwei Grün­de haben: ent­we­der es wur­de falsch gezählt oder es wur­de im Lau­fe des Tages eine Buchung anders kas­siert als sie in prisma.desktop ein­ge­ge­ben wurde.

Sie kön­nen die Buchun­gen des Tages in der unte­ren Box, durch Kli­cken des Pfeils neben Buchun­gen (Sal­den), anzei­gen. Hier­bei ist zu beach­ten, dass ALLE Buchun­gen ange­zeigt wer­den, Ein­nah­men und Aus­ga­ben. Bei den ange­zeig­ten Sal­den han­delt es sich um eine rein rech­ne­ri­sche Auf­sum­mie­rung posi­ti­ver und nega­ti­ver Buchungen.

Die Buchun­gen des Tages kön­nen in einer Lis­te ange­zeigt werden.

Fehlerhafte Buchungen finden

Wenn Sie sicher­ge­stellt haben, dass kor­rekt gezählt wur­de und den­noch eine Dif­fe­renz besteht, kön­nen Sie den Kas­sen­ab­schluss abbre­chen und die gelau­fe­nen Buchun­gen des Tages in der Buchungs­lis­te durch­ge­hen. Mög­li­cher­wei­se fällt Ihnen hier­bei auf, wo der Feh­ler pas­siert sein könn­te. Die feh­ler­haf­te Buchung kann in der Buchungs­lis­te mit einem Stor­no annu­liert wer­den und durch eine kor­rek­te Nach­bu­chung ersetzt werden.

ACHTUNG: Stor­nie­rung einer Buchung ist nur am sel­ben Tag möglich!

Kön­nen Sie den Feh­ler im Nach­hin­ein nicht mehr ermit­teln, so star­ten Sie erneut einen Kas­sen­ab­schluss und zäh­len Sie noch ein­mal die Kas­se (oder stel­len Sie die vor­he­ri­ge Zäh­lung über unter dem Zähl­brett vor­han­de­nen Link wie­der her, wenn Sie sich sicher sind, dass kor­rekt gezählt wur­de). Wenn nun bei Dif­fe­renz wie­der einen Wert ungleich 0,00€ erscheint, kön­nen Sie auf Kor­rek­tur­bu­chung durch­füh­ren kli­cken, um den Bestand zu korrigieren.

ACHTUNG: Selbst­ver­ständ­lich wird auch die Kor­rek­tur­bu­chung doku­men­tiert! Zudem brau­chen Sie ent­spre­chen­de Rech­te (sofern die prisma.desktop-Benutzerverwaltung initia­li­siert wur­de), um die­sen Schritt durchzuführen.

Bankausgang buchen

Im nächs­ten Schritt wird der Bank­aus­gang des Bar­gel­des gebucht. Hier gibt es meh­re­re Mög­lich­kei­ten, aus wel­chen eine zu wäh­len ist.

Einen bestimmten Betrag entnehmen

Geben Sie ein, wie viel Geld Sie zur Bank brin­gen möchten.

Hier kön­nen Sie auch ein­ge­ben, wie­viel Geld Sie zur Bank brin­gen möch­ten. Haben Sie bei­spiels­wei­se 1.199,51€ als aktu­el­len Bar­geld­be­stand, könn­ten Sie z.B. 1.000€ ent­neh­men. Dies hat den Vor­teil, dass Sie nicht müh­sam einen unge­ra­den Betrag abzäh­len müs­sen. Hier­für müs­sen Sie ein­fach die 1.000€ in das ent­spre­chen­de Feld ein­tra­gen. Es wird Ihnen nun ange­zeigt, wel­cher Bestand nach die­ser Ent­nah­me in der Kas­se verbleibt.

Einen festen Betrag in der Kasse lassen

Geben Sie ein, wie viel Euro Sie in der Kas­se belas­sen wollen.

Alter­na­tiv gibt es die Mög­lich­keit, einen fes­ten Betrag in der Kas­se zu belas­sen. Möch­ten Sie bei­spiels­wei­se, dass jeden Abend 250€ in der Kas­se blei­ben, ist dies die pas­sen­de Variante.

Dazu wäh­len Sie die Opti­on Fixer Betrag in Kas­se und geben anschlie­ßend ein, wel­chen Betrag Sie in der Kas­se belas­sen wol­len. In zuvor genann­tem Bei­spiel wären dies 250€. Es wird Ihnen ange­zeigt, wie­viel Bar­geld Sie ent­neh­men müs­sen, um den gewünsch­ten Bestand in der Kas­se zu erreichen.

Ohne Bankausgang fortfahren

Möch­ten Sie kei­nen Bank­aus­gang buchen, so wäh­len Sie die­se Opti­on aus und kli­cken Sie auf Fort­fah­ren.

Kassenberichte drucken/speichern

Auch wenn Sie alle Berich­te auf ‚Nicht aus­ge­ben‘ set­zen, müs­sen Sie zwin­gend ‚Kas­se abschlie­ßen‘ drü­cken, um den Kas­sen­ab­schluss kor­rekt durchzuführen.

Im drit­ten Schritt wer­den die Doku­men­te zum Kas­sen­ab­schluss (inklu­si­ve der Aus­bu­chung aus Schritt 2) erstellt. Kas­sen­buch, Kas­sen­jour­nal und/oder Kas­sen­zäh­lung kön­nen wahl­wei­se aus­ge­druckt oder als PDF spei­chert. Sie haben auch die Mög­lich­keit ein­zel­ne oder alle die­ser Berich­te nicht zu dru­cken, falls dies gewünscht ist.

ACHTUNG: Der Kas­sen­ab­schluss ist erst dann fis­kal­recht­lich erstellt, wenn auch Schritt 3 mit dem But­ton Kas­se abschlie­ßen bestä­tigt wurde.

Die Tat­sa­che, dass ein Kas­sen­ab­schluss durch­ge­führt wur­de, wird von Pris­ma intern gespei­chert (inklu­si­ve Uhr­zeit, Zäh­lungs­er­geb­nis und wei­te­ren Informationen).